Wat je moet weten voordat je aan tafel gaat
Veel horecaondernemers weten dat er ruimte zit in hun inkoopprijzen, maar weten niet hoe ze dat gesprek moeten voeren. Onderhandelen met leveranciers klinkt eenvoudig, maar zonder de juiste voorbereiding kom je nergens.
In dit artikel leg ik uit hoe je het gesprek met een leverancier goed voorbereidt, wat je nodig hebt om te kunnen onderbouwen waarom prijzen omlaag moeten en hoe een tender je daarbij kan helpen.
De grootste uitdaging: je hebt geen vergelijkingsmateriaal
Het lastigste aan onderhandelen over inkoopprijzen is dat je vaak niet weet hoeveel ruimte er zit. Je betaalt een prijs, maar je weet niet of die prijs marktconform is. En zonder dat inzicht is het vrijwel onmogelijk om een leverancier te overtuigen.
Wat ik in de praktijk regelmatig zie: ondernemers die onderling hun prijzen naast elkaar leggen en er dan van schrikken hoe groot de verschillen zijn. Voor exact dezelfde producten, bij dezelfde groothandel, kunnen prijzen soms tientallen procenten uit elkaar liggen. Dat geeft direct aanleiding voor een gesprek.
Maar de meeste ondernemers hebben dat vergelijkingsmateriaal niet. En zonder onderbouwing is een onderhandeling geen onderhandeling maar een wenslijstje.
Wat een leverancier vraagt als je om betere prijzen vraagt
Stel je gaat naar je huidige leverancier en zegt: ik wil betere prijzen. De eerste vraag die je krijgt is: wat is er mis met de prijzen?
En daar begint het probleem. Als je geen antwoord hebt op die vraag sta je zwak. Een leverancier geeft niet zomaar korting zonder reden. Die wil weten waarom, en wat het alternatief is als hij niet meebeweegt.
De conclusie is simpel: je kunt pas effectief onderhandelen als je weet wat er in de markt gebeurt. Welke prijzen hanteren andere leveranciers? Zijn de prijzen gestegen of gedaald in jouw categorieën? Wat betalen vergelijkbare bedrijven?
Pas als je dat weet heb je een onderbouwing, en pas dan zit je sterk aan tafel.
Hoe je het vergelijkingsmateriaal opbouwt
Er zijn drie manieren om inzicht te krijgen in marktprijzen:
Ten eerste een tender uitvoeren. Dat betekent dat je andere leveranciers uitnodigt om een offerte te doen. Dat kan voor je groothandel als geheel maar ook per categorie zoals AGF, vlees, zuivel, vis, verpakkingsmaterialen etc. Tussen de partijen zie je dan direct grote prijsverschillen. En die verschillen geven je de onderbouwing die je nodig hebt in het gesprek met je huidige leverancier.
Ten tweede prijzen periodiek laten benchmarken. Er zijn bedrijven die jaarlijks hun prijzen laten controleren om te zien hoe ze ervoor staan in de markt. Inkoopprijzen zijn nooit statisch, ze bewegen altijd. Wie dat niet bijhoudt betaalt op den duur structureel te veel.
Ten derde samenwerken met een onafhankelijke adviseur. Een inkoopadviseur heeft het voordeel dat hij soortgelijke bedrijven met elkaar kan vergelijken, op elke categorie, van food en non-food tot nutsvoorzieningen. Dat vergelijkingsmateriaal is voor een individuele ondernemer vrijwel onmogelijk zelf op te bouwen.
Twee type ondernemers
In de praktijk zie ik twee soorten ondernemers.
De eerste staat er bovenop. Die onderhandelt actief, vergelijkt prijzen en wil altijd weten of hij een goede deal heeft. Die heeft vaak al betere afspraken maar mist soms nog de marktkennis om het maximale eruit te halen.
De tweede houdt zich er liever niet mee bezig. Die weet niet waar te beginnen en laat het er maar bij zitten. Die betaalt vaak het meeste, niet omdat hij een slechte deal heeft gesloten, maar omdat hij nooit heeft gevraagd of het beter kon.
Beide type ondernemers kunnen baat hebben bij een onafhankelijke blik van buitenaf.
Wat een tender oplevert
Een tender is het krachtigste middel om betere prijsafspraken te realiseren. Door meerdere partijen naast elkaar te zetten creëer je concurrentie. Leveranciers weten dat ze niet de enige zijn en bewegen sneller.
Maar een tender hoeft niet altijd te leiden tot het wisselen van leverancier. Vaak is het doel om je huidige leverancier een spiegel voor te houden en hem te bewegen tot betere condities. De dreiging van een alternatief is soms al genoeg.
Een praktijkvoorbeeld: een cateringbedrijf met een jaarlijkse inkoopomzet van €500.000 bij hun groothandel had jarenlang geen actieve prijscontrole uitgevoerd. Na het uitvoeren van een tender bleek er gemiddeld 10 procent ruimte te zitten in de prijzen. Na heronderhandeling met de huidige groothandel daalde de jaarlijkse inkooprekening met €50.000, zonder van groothandel te wisselen.
Conclusie
Onderhandelen over inkoopprijzen begint niet aan tafel bij de leverancier, het begint bij de voorbereiding. Wie weet wat er in de markt speelt, vergelijkingsmateriaal heeft en een alternatief achter de hand heeft, zit sterk. Wie dat niet heeft staat met lege handen.
De meeste ruimte zit niet bij ondernemers die slecht onderhandelen. Die zit bij ondernemers die nooit de vraag hebben gesteld.
Jurrien Koelewijn is inkoopadviseur voor horeca, catering en maaltijdproducenten. Via Spectofood helpt hij ondernemers structureel grip te krijgen op hun inkoop en marge.
Betaal jij de juiste prijs voor je inkoop?
Stuur mij één factuur van je groothandel. Ik check binnen 48 uur of je prijzen marktconform zijn en geef je direct inzicht in waar ruimte zit.
Gratis. Zonder verplichtingen.
