Stap voor stap naar betere inkoopafspraken
Horecaondernemers worden het hele jaar door benaderd door groothandels en leveranciers die graag willen leveren. Soms is dat een goed moment om eens kritisch te kijken of je huidige leverancier nog steeds de beste keuze is. Een tender geeft je de mogelijkheid om partijen eerlijk met elkaar te vergelijken en de beste deal te realiseren.
In dit artikel leg ik stap voor stap uit hoe je een tender organiseert, waar je op moet letten en hoe je tot een weloverwogen keuze komt.
Wat een tender kan opleveren
Een cateringbedrijf met een jaarlijkse inkoopomzet van €400.000 bij hun groothandel had al jaren geen actieve prijsvergelijking uitgevoerd. Na het organiseren van een tender voor de belangrijkste categorieën bleek er gemiddeld 12 procent ruimte te zitten in de prijzen. Na heronderhandeling met de huidige groothandel daalde de jaarlijkse inkooprekening met €30.000, zonder van leverancier te wisselen.
Dat is het resultaat van een gestructureerd tenderproces waarbij eerlijk werd vergeleken op prijs, service en voorwaarden.
Wat is een tender en wanneer zet je die in
Een tender is een gestructureerd proces waarbij je meerdere leveranciers uitnodigt om een offerte uit te brengen. Dat kan voor je groothandel als geheel maar ook per specifieke categorie zoals vlees, zuivel, verpakkingsmaterialen of schoonmaak en hygiëne.
Je kunt een tender zelf organiseren of laten begeleiden door een onafhankelijke inkoopadviseur. Een adviseur heeft het voordeel dat hij het proces objectief begeleidt, vergelijkingsmateriaal heeft vanuit andere trajecten en leveranciers kent die relevant zijn voor jouw situatie.
Stap 1: Breng je wensen en voorwaarden in kaart
Voordat je leveranciers uitnodigt moet je weten wat je precies zoekt. Niet alleen de prijs maar ook de voorwaarden waaraan een leverancier moet voldoen.
Denk aan hoe vaak per week er geleverd moet worden, tot hoe laat je kunt bestellen, of er een minimale bestelwaarde geldt en voor welke periode je een afspraak wilt maken. Als je deze voorwaarden niet vooraf helder hebt loop je het risico dat je een goedkope offerte krijgt van een leverancier die niet aan je operationele eisen kan voldoen.
Stap 2: Stel een officieel tenderdocument op
Een professionele tender begint met een duidelijk document dat je naar alle deelnemende partijen stuurt. Daarin staat wat je zoekt, welke artikelen er worden meegenomen, welke voorwaarden gelden en hoe de beoordeling plaatsvindt.
Dit zorgt ervoor dat alle partijen op dezelfde basis een offerte uitbrengen en dat je appels met appels kunt vergelijken. Stel ook een duidelijke deadline in waarop alle offertes binnen moeten zijn. Zo houd je regie over het proces.
Stap 3: Bepaal vooraf hoe je beoordeelt
Prijs is niet het enige criterium. Bepaal vooraf hoe zwaar elk onderdeel weegt in de beoordeling. Een praktische verdeling is bijvoorbeeld:
40 procent prijs. 30 procent service en levering. 20 procent assortiment en kwaliteit. 10 procent commerciële voorwaarden zoals bonussen en aanvullende afspraken.
Door dit vooraf vast te leggen maak je de vergelijking objectief en transparant, voor jezelf en voor de deelnemende partijen.
Stap 4: Nodig de juiste partijen uit
Vervolgens nodig je de partijen uit die mee willen doen aan de tender. Plan een kennismakingsgesprek zodat je duidelijk kunt maken wat je zoekt en zij kunnen aangeven of ze daarin kunnen voorzien.
Voor een eerlijke offerte hebben de leveranciers twee dingen nodig: een indicatie van je jaarlijkse afname per categorie en een artikelomschrijving van wat je bestelt. Met die informatie kunnen ze gericht een prijs aanbieden en eventueel een alternatief voorstellen als een artikel niet in hun assortiment zit.
Belangrijk: geef geen prijzen weg van je huidige leverancier of van andere partijen die meedoen. Hoeveelheden zijn nodig, prijzen niet. Zorg ook dat alle deelnemende partijen weten dat de tender vertrouwelijk is. Zij mogen niet weten wat de anderen bieden.
Stap 5: Vraag referenties op
Bij een serieuze tender vraag je ook referenties op bij de deelnemende leveranciers. Wie werkt er al mee samen en wat zijn hun ervaringen? Dat geeft je een beeld van hoe een leverancier in de praktijk presteert, los van wat hij op papier belooft.
Stap 6: Vergelijk de offertes eerlijk
Als de offertes binnen zijn begint het vergelijkingswerk. Controleer eerst of alle artikelen in de offerte overeenkomen met wat je nu bestelt. Kloppen de verpakkingsgroottes? Kunnen alle leveranciers voldoen aan je voorwaarden op het gebied van levering en service?
Pas als al die punten gelijk zijn kun je de prijzen eerlijk naast elkaar leggen en op basis van je wegingscriteria een weloverwogen keuze maken.
Stap 7: Tweede ronde met de beste partijen
In de praktijk blijven er na de eerste vergelijking vaak twee partijen over die op alle punten goed hebben gescoord. Die nodig je uit voor een tweede gesprek.
In dat gesprek bespreek je de voorwaarden nogmaals in detail, pak je de verbeterpunten op en bespreek je aanvullende afspraken zoals eindejaar bonussen of andere commerciële constructies. Daarna vraag je een tweede en definitieve offerte op.
Verder lezen: Prijsafspraken met horecaleveranciers: waar moet je op letten?
De overige partijen die niet doorgaan naar de tweede ronde bedank je netjes. Zij hebben tijd en moeite gestoken in hun offerte en een professionele afmelding is een kwestie van respect.
Stap 8: Maak de keuze en leg alles vast
Na de tweede ronde maak je de definitieve keuze. Overweeg om een proefperiode af te spreken voordat je een langdurig contract tekent. Zo kun je de service en kwaliteit in de praktijk testen voordat je volledig overstapt.
Zorg dat alle afspraken schriftelijk worden vastgelegd, inclusief prijzen, voorwaarden, looptijd en bonusafspraken.
Stap 9: Controleer of afspraken worden nagekomen
Een tender is pas succesvol als de afgesproken prijzen ook daadwerkelijk worden doorgevoerd en worden gecontroleerd. Controleer de eerste facturen extra goed en signaleer direct als er afwijkingen zijn.
Dit is de stap die de meeste ondernemers overslaan. En precies hier laat je het voordeel van de tender weglopen als je er niet bovenop zit.
Verder lezen: Waarom een prijsafspraak pas geld oplevert als deze ook wordt gecontroleerd
Conclusie
Een tender organiseren kost tijd maar levert structureel betere afspraken op. Niet alleen op prijs maar ook op service, voorwaarden en commerciële condities. Wie dit proces goed doorloopt en de afspraken daarna blijft controleren zit voor langere tijd scherp in de markt.
Betaal jij de juiste prijs voor je inkoop?
Stuur mij één factuur van je groothandel. Ik check binnen 48 uur of je prijzen marktconform zijn en geef je direct inzicht in waar ruimte zit.
Gratis. Zonder verplichtingen.
Jurrien Koelewijn is inkoopadviseur voor horeca, catering en maaltijdproducenten. Via Spectofood helpt hij ondernemers structureel grip te krijgen op hun inkoop en marge.
