De prijs op de offerte is niet hetzelfde als wat een leverancier je werkelijk kost
Als ik leveranciers voor een horecabedrijf vergelijk, kijk ik nooit alleen naar de prijs op de offerte. De goedkoopste leverancier is namelijk niet automatisch de voordeligste keuze voor een horecaonderneming. Die prijs is het startpunt van de vergelijking, niet de conclusie.
Een leverancier kan op papier goedkoper zijn en in de praktijk alsnog duurder uitvallen. Dat komt doordat een leverancierskeuze invloed heeft op veel meer dan alleen de prijs per kilo, doos of verpakking.
Denk aan het aantal levermomenten, minimale bestelwaarden, kwaliteit en opbrengst van producten, voorraad, waste, administratie en de betrouwbaarheid van leveringen. Ook een overstap zelf kost tijd en geld.
Wie alleen artikelprijzen vergelijkt, ziet daardoor maar een deel van het werkelijke kostenplaatje.
Logistiek heeft een prijs
Een gespecialiseerde leverancier kan op een bepaalde productcategorie aanzienlijk goedkoper zijn dan een totaalgroothandel. Dat maakt zo’n leverancier interessant, maar vervolgens moet de logistiek wel bij de organisatie passen.
Hoe vaak wordt er geleverd? Wat is de minimale bestelwaarde? Worden er bezorgkosten gerekend? Tot hoe laat kun je bestellen? En wat gebeurt er als je onverwacht iets extra nodig hebt?
Voor een restaurant dat drie keer per week wordt beleverd, kan een leverancier die maar één keer per week in de regio rijdt lastig zijn. Een cateraar of maaltijdproducent kan juist behoefte hebben aan meerdere vaste levermomenten omdat de productie gedurende de week doorloopt.
Een lagere artikelprijs heeft weinig waarde als je daardoor structureel grotere bestellingen moet plaatsen of regelmatig ergens anders moet bijbestellen.
De vraag is daarom niet alleen:
Wat kost het product?
Maar ook:
Wat vraagt deze leverancier logistiek van mijn organisatie?
Goedkoper inkopen betekent niet automatisch een lagere kostprijs
Bij foodproducten is een prijsvergelijking niet altijd één op één te maken.
Twee leveranciers kunnen allebei een vergelijkbaar stuk vlees aanbieden, terwijl er verschillen zijn in kwaliteit, snit, portionering of opbrengst. Hetzelfde geldt voor vis, AGF en andere verse producten.
Een goedkoper product kan bijvoorbeeld meer snijverlies hebben of tijdens de bereiding een andere opbrengst geven. Het prijsvoordeel per kilo kan daardoor kleiner worden zodra je kijkt naar wat uiteindelijk bruikbaar op het bord of in het eindproduct terechtkomt.
Daarom vind ik het bij een nieuwe leverancier belangrijk om niet alleen een Excelvergelijking te maken, maar het product ook daadwerkelijk in de praktijk te testen.
Bij een cateringbedrijf kwam bijvoorbeeld een nieuwe vleesleverancier financieel interessant uit de vergelijking. We hebben er bewust niet voor gekozen om direct het volledige volume over te zetten. Eerst zijn bestellingen geplaatst om de kwaliteit en leverbetrouwbaarheid in de praktijk te beoordelen.
Pas als prijs, kwaliteit en service daadwerkelijk kloppen, weet je of de theoretische besparing ook in de praktijk overeind blijft.
Lees ook: Kostprijs berekenen in de horeca: zo doe je het goed
Voorraad en waste worden vaak vergeten
Ook de invloed van een leverancier op je voorraad wordt niet zichtbaar in een offerte.
Stel dat je huidige leverancier vier keer per week levert en een goedkoper alternatief slechts één keer. Dan moet je waarschijnlijk grotere hoeveelheden bestellen om de periode tussen twee leveringen te overbruggen.
Dat betekent meer voorraad.
Meer voorraad betekent meer geld dat in producten zit, meer benodigde opslagruimte en bij verse producten een groter risico op bederf en waste.
Een prijsvoordeel van enkele procenten kan daardoor gedeeltelijk verdwijnen.
Dit speelt vooral bij organisaties met veel verse producten of beperkte opslagcapaciteit. Daar kan een betrouwbare en frequente levering financieel waardevoller zijn dan een iets lagere inkoopprijs.
Meer leveranciers betekent ook meer werk
Als je puur naar artikelprijzen kijkt, zou je in theorie iedere categorie kunnen onderbrengen bij de leverancier die daar het goedkoopst in is.
Vlees bij leverancier A.
AGF bij leverancier B.
Zuivel bij leverancier C.
DKW bij leverancier D.
Non-food bij leverancier E.
Op papier kan dat de laagste inkoopprijzen opleveren. In de dagelijkse operatie ontstaat echter een ander verhaal.
Iedere extra leverancier betekent ook een extra bestelling, levering, factuur, prijslijst, contactpersoon en set commerciële afspraken die beheerd moet worden.
Iemand binnen de organisatie moet dat werk uitvoeren.
Voor een grote organisatie kan het financieel interessant zijn om categorieën bewust over meerdere gespecialiseerde leveranciers te verdelen. Voor een kleinere organisatie kan het gemak van één of enkele leveranciers juist zwaarder wegen.
Daarom zoek ik bij inkoopoptimalisatie niet naar het hoogst mogelijke aantal goedkope leveranciers, maar naar een leveranciersstructuur die past bij de organisatie.
Een besparing moet groot genoeg zijn om de extra complexiteit te rechtvaardigen.
Leverbetrouwbaarheid heeft economische waarde
Dit is een kostenpost die vrijwel nooit in een offerte staat.
Een leverancier kan scherp geprijsd zijn, maar wat gebeurt er als leveringen regelmatig incompleet zijn?
Een ontbrekend product moet misschien met spoed ergens anders worden gekocht. Een kok moet een alternatief zoeken. Een receptuur moet tijdelijk worden aangepast. De administratie moet achter een creditfactuur aan. Of een medewerker moet tijd besteden aan het oplossen van het probleem.
Bij een restaurant is dat vervelend. Bij een cateraar of maaltijdproducent die op een bepaald moment honderden maaltijden moet produceren, kan een ontbrekende levering direct gevolgen hebben voor de operatie.
Een leverancier die consequent op tijd, compleet en volgens afspraak levert, heeft daarom economische waarde.
Die waarde is moeilijk uit te drukken in een prijs per doos, maar dat betekent niet dat hij niet bestaat.
Ook overstappen kost geld
Een andere verborgen kostenpost ontstaat op het moment dat je daadwerkelijk van leverancier wisselt.
Een nieuwe leverancier moet worden ingericht in de administratie. Artikelen en productcodes kunnen veranderen. Bestellijsten moeten worden aangepast. Medewerkers moeten weten waar ze voortaan bestellen en bestaande processen of softwarekoppelingen moeten mogelijk worden gewijzigd.
Bij grotere organisaties kan een leverancierswissel meerdere locaties, medewerkers en systemen raken.
Dat hoeft helemaal geen reden te zijn om niet over te stappen. Als een nieuwe leverancier structureel €20.000 per jaar voordeel oplevert, zijn eenmalige implementatiekosten waarschijnlijk snel terugverdiend.
Maar als het verschil slechts €1.000 of €2.000 per jaar is, wordt de rekensom anders.
Daarom moet je bij een overstap ook kijken naar de terugverdientijd van de verandering.
Wat kost een leverancier dan werkelijk?
De werkelijke kosten van een leverancier kun je niet altijd in één eenvoudige formule vangen.
Maar je kunt wel veel breder kijken dan alleen de offerteprijs.
Bij een leveranciersvergelijking beoordeel ik daarom onder andere:
Inkoopprijs
Wat betaal je daadwerkelijk voor de producten?
Kwaliteit en opbrengst
Zijn de producten werkelijk vergelijkbaar en wat is de bruikbare opbrengst?
Logistiek
Hoe vaak wordt geleverd, welke minimale bestelwaarden gelden en zijn er aanvullende kosten?
Voorraad en waste
Heeft de leverancierskeuze invloed op voorraadniveaus, houdbaarheid en verspilling?
Administratie
Hoeveel extra handelingen en beheer vraagt de leverancier?
Betrouwbaarheid
Wordt er compleet, op tijd en volgens afspraak geleverd?
Overstapkosten
Wat moet er binnen de organisatie worden aangepast om met de leverancier te kunnen werken?
Pas als je die onderdelen naast elkaar zet, ontstaat een eerlijk beeld van wat een leverancier werkelijk kost.
Wanneer is de goedkoopste leverancier wél de beste keuze?
Soms is de conclusie heel eenvoudig: de goedkoopste leverancier is ook gewoon de beste leverancier.
Als de kwaliteit minimaal gelijkwaardig is, de logistiek goed aansluit, leveringen betrouwbaar zijn en de organisatie nauwelijks extra werk heeft, is een structureel lagere prijs een duidelijk voordeel.
Het gaat er dus niet om dat goedkoop inkopen verkeerd is.
Het gaat erom dat je eerst vaststelt of de producten en dienstverlening werkelijk vergelijkbaar zijn.
Een prijsverschil van 10 procent is interessant als de rest gelijkwaardig is. Maar als die 10 procent leidt tot meer waste, grotere voorraden, extra administratie en operationele problemen, kan een deel van de besparing verdwijnen.
Kijk verder dan de offerte
De goedkoopste leverancier selecteren is eenvoudig. De voordeligste leverancier selecteren vraagt meer onderzoek.
Een offerte vertelt wat je voor een product betaalt. Hij vertelt niet automatisch wat die leverancier vervolgens van je organisatie vraagt.
Daarom kijk ik bij een leveranciersselectie niet alleen naar de laagste prijs, maar naar de combinatie van prijs, kwaliteit, logistiek, betrouwbaarheid en de gevolgen voor de dagelijkse operatie.
De beste leverancier is uiteindelijk niet degene met de laagste prijs op papier, maar degene die onderaan de streep de meeste waarde oplevert.
Lees ook: Een horecatender organiseren: zo vergelijk je leveranciers eerlijk
Veelgestelde vragen
Hoe weet ik of een nieuwe leverancier daadwerkelijk beter is?
Begin waar mogelijk met een testperiode of een beperkt deel van het assortiment. Beoordeel niet alleen de prijzen, maar ook productkwaliteit, leverbetrouwbaarheid, communicatie en de gevolgen voor de dagelijkse operatie. Pas daarna kun je beoordelen of het verstandig is om grotere volumes over te zetten.
Hoeveel leveranciers moet een horecabedrijf hebben?
Daar bestaat geen vast aantal voor. Een gespecialiseerde leverancier kan op een bepaalde categorie veel voordeel opleveren, terwijl te veel verschillende leveranciers de organisatie onnodig complex maken. De juiste balans hangt af van je inkoopvolume, organisatie, assortiment en de besparing die een extra leverancier daadwerkelijk oplevert.
Is één totaalgroothandel dan beter?
Niet automatisch. Eén totaalgroothandel biedt gemak en kan de logistiek en administratie sterk vereenvoudigen. Gespecialiseerde leveranciers kunnen juist interessant zijn voor categorieën waar voldoende financieel of kwalitatief voordeel te behalen is. De beste structuur kan daarom ook een combinatie zijn van een hoofdleverancier en enkele gespecialiseerde leveranciers.
Betaal jij de juiste prijs voor je inkoop?
Stuur mij één factuur van je groothandel. Ik check binnen 48 uur of je prijzen marktconform zijn en geef je direct inzicht in waar ruimte zit.
Gratis. Zonder verplichtingen.
Jurrien Koelewijn is inkoopadviseur voor horeca, catering en maaltijdproducenten. Via Spectofood helpt hij ondernemers structureel grip te krijgen op hun inkoop en marge.
