Wat een onafhankelijke inkoopadviseur doet en wat het jouw bedrijf oplevert
Betaal je de juiste prijs bij je groothandel? Veel horecaondernemers hebben geen idee. Niet omdat ze slecht inkopen maar omdat niemand hun prijzen onafhankelijk vergelijkt. Ze werken al jaren met dezelfde leverancier, dezelfde afspraken en hetzelfde assortiment. En ze gaan ervan uit dat de prijs klopt.
Dat is precies waar een inkoopadviseur het verschil maakt.
Wat doet een inkoopadviseur voor de horeca?
Een onafhankelijke inkoopadviseur koopt niet dagelijks producten in namens een klant. De rol zit een niveau hoger.
Een inkoopadviseur analyseert hoe een horecabedrijf inkoopt en kijkt naar:
Leveranciers en assortiment. Inkoopprijzen en marktconformiteit. Volumes en categorieën. Bonus-, bypass- en prijsafspraken. Alternatieve leveranciers en producten. Tenders en onderhandelingen. Kostprijs, foodcost en marge. De borging van gemaakte afspraken.
Op basis van die analyse worden structurele verbeteringen gerealiseerd. Lagere inkoopkosten, betere leveranciersvoorwaarden en meer grip op kostprijs en marge.
Het verschil met een interne inkoper
Veel grotere horecagroepen en cateraars hebben een eigen inkoper of F&B-manager. Die persoon is dagelijks betrokken bij de organisatie en verantwoordelijk voor de operationele inkoopfunctie. Dat is waardevol. Maar er zit een structurele beperking in, het referentiekader blijft grotendeels de eigen organisatie.
Een externe inkoper of inkoopadviesbureau voor de horeca brengt iets mee wat intern moeilijk op te bouwen is: externe marktvergelijking.
Een inkoopadviseur ziet iets wat een interne inkoper moeilijker kan opbouwen.
| Interne inkoper | Externe inkoopadviseur | |
| Betrokkenheid | Dagelijks en continu | Tijdelijk en projectmatig |
| Werkt voor | Één organisatie | Meerdere organisaties |
| Taak | Beheert dagelijkse inkoop | Analyseert en verbetert inkoop |
| Leveranciers | Onderhoudt bestaande relaties | Vergelijkt onafhankelijk |
| Referentiekader | Eigen inkoopdata | Marktbenchmark bij meerdere bedrijven |
| Rol | Voert bestaand beleid uit | Daagt bestaand beleid uit |
| Aanpak | Lost operationele problemen op | Zoekt structurele verbeteringen |
Waarom dat externe referentiekader zo waardevol is
Stel een interne inkoper koopt kipfilet voor €9,80 per kilo bij zijn groothandel. Hij heeft goed onderhandeld en de leverancier bevestigt dat dit een scherpe prijs is. Maar zijn referentiekader blijft zijn eigen organisatie.
Een inkoopadviseur die bij meerdere horecabedrijven werkt ziet een ander beeld bij diezelfde groothandel:
Locatie A betaalt €9,80. Locatie B betaalt €9,20. Een vergelijkbare klant betaalt €9,05.
En wie overstapt naar een gespecialiseerde vleesleverancier kan nog (veel) verder komen.
Daarmee kunnen andere vragen worden gesteld en betere afspraken worden gemaakt. En dat geldt voor elke inkoopcategorie die een horecabedrijf heeft.
Praktijkvoorbeeld
Een cateraar met een jaarlijkse inkoopomzet van €500.000 bij zijn groothandel werkte al jaren met dezelfde leverancier. De opdracht was niet om over te stappen maar om de bestaande afspraken te analyseren en te verbeteren.
Na een grondige analyse bleek dat prijzen in meerdere categorieën niet meer marktconform waren. Bonusafspraken waren niet volledig benut en in sommige categorieën waren scherpere alternatieven beschikbaar.
Na heronderhandeling met de huidige groothandel daalden de jaarlijkse inkoopkosten met ruim €50.000, zonder wijziging van assortiment of kwaliteit. De cateraar bleef bij dezelfde leverancier, maar met significant betere condities.
Wanneer schakel je een inkoopadviseur in?
Een inkoopadviseur is geen vervanging van een interne inkoper of F&B-manager. Hij is een aanvulling die extra marktkennis, benchmarks en onderhandelingskracht meebrengt.
Een inkoopadviseur is de juiste keuze in vier situaties:
Als je niet weet of je de juiste prijs betaalt bij je leveranciers. Als je een tender wilt uitvoeren maar de kennis of capaciteit daarvoor mist. Als je inkoopafspraken wilt verbeteren maar geen vergelijkingsmateriaal hebt. En als je meer grip wilt op kostprijs, foodcost en marge maar niet weet waar je moet beginnen.
Lees meer over wat er bij jouw bedrijf te besparen valt in ons artikel over hoeveel je als horecabedrijf kunt besparen op je inkoop.
Verder lezen: Hoeveel kun je als horecabedrijf besparen op je inkoop?
Conclusie
Een inkoopadviseur voor de horeca analyseert, vergelijkt, onderhandelt en verbetert. Onafhankelijk en met een extern referentiekader dat een interne inkoper niet kan opbouwen.
Of je nu al een inkoper hebt of niet, een onafhankelijke blik van buitenaf levert vrijwel altijd iets op.
Veelgestelde vragen
Wat kost een inkoopadviseur voor de horeca?
De kosten van een inkoopadviseur variëren per traject en omvang. Bij Spectofood werken we met een vaste fee per traject of een periodiek abonnement. De investering verdient zichzelf terug via de besparingen die worden gerealiseerd. Bij een jaarlijkse inkoopomzet van €300.000 is een besparing van 10 procent al €30.000 per jaar.
Wat is het verschil tussen een inkoopadviseur en een inkooporganisatie?
Een inkooporganisatie onderhandelt collectief namens een groep bedrijven en verdient aan de afspraken die ze maken. Een onafhankelijke inkoopadviseur werkt uitsluitend voor jouw belang en heeft geen commercieel belang bij een specifieke leverancier. Lees meer over het verschil in ons artikel over bypass afspraken en bonusregelingen.
Verder lezen: Wat is een bypass afspraak en wat levert het op?
Voor welke bedrijven is een inkoopadviseur geschikt?
Spectofood werkt voor restaurants, horecagroepen, cateraars, maaltijdproducenten en leisurebedrijven met een horecaexploitatie. Zowel voor bedrijven die al een interne inkoper hebben als voor bedrijven die dat niet hebben.
Betaal jij de juiste prijs voor je inkoop?
Stuur mij één factuur van je groothandel. Ik check binnen 48 uur of je prijzen marktconform zijn en geef je direct inzicht in waar ruimte zit.
Gratis. Zonder verplichtingen.
Jurrien Koelewijn is inkoopadviseur voor horeca, catering en maaltijdproducenten. Via Spectofood helpt hij ondernemers structureel grip te krijgen op hun inkoop en marge.
