Wat realistische besparingen zijn per categorie en waar de grootste kansen liggen
Een van de eerste vragen die horecaondernemers stellen als ze met mij in gesprek gaan, is: hoeveel kan ik eigenlijk besparen?
Elk bedrijf is anders. De grootte van je organisatie, het type leveranciers en hoe je inkoop nu is georganiseerd bepalen hoeveel ruimte er zit. Toch zijn er op basis van mijn praktijkervaring duidelijke patronen per categorie zichtbaar die ik graag met je deel.
Het hangt af van hoe je inkoopt
Hoeveel ruimte er in je inkoop zit, hangt sterk af van de manier waarop je inkoopt en hoe vaak je prijzen en afspraken worden getoetst.
Een horecagroothandel biedt veel voordelen: gemak, een breed assortiment, logistiek en overzicht. Vooral binnen categorieën die minder actief worden vergeleken, kunnen er echter prijsverschillen ontstaan met gespecialiseerde leveranciers of directe afspraken met producenten.
Dat betekent niet automatisch dat inkopen bij meerdere leveranciers voordeliger is. Ook zaken als leverfrequentie, minimale bestelhoeveelheden, kwaliteit, service en bonusafspraken bepalen uiteindelijk wat een leverancier werkelijk kost.
Hoe dichter je bij de bron inkoopt, bijvoorbeeld rechtstreeks bij een producent of gespecialiseerde leverancier, hoe scherper de prijzen soms kunnen zijn. Maar ook daar blijft het belangrijk om periodiek te controleren of prijzen en voorwaarden nog aansluiten bij de markt.
Besparingen per categorie
Op basis van mijn praktijkervaring zijn dit de realistische bandbreedtes per categorie:
AGF, vlees en vis
Verse categorieën hebben doorgaans een smallere marge. Toch zie ik hier regelmatig prijsverschillen van rond de 10 procent ten opzichte van de marktprijs. Bij vlees en vis kan dit oplopen als er al langere tijd geen actieve prijscontrole heeft plaatsgevonden.
Kaas en zuivel
Een categorie waar prijzen sterk kunnen variëren tussen leveranciers. In de praktijk zie ik hier prijsverschillen van 10 tot 20 procent voor vergelijkbare producten.
Diepvries
Ook hier liggen de verschillen tussen 10 en 20 procent. Merken en huismerken kunnen sterk verschillen in prijs bij verschillende leveranciers.
DKW (droge kruidenierswaren)
Een brede categorie waar prijsverschillen van 10 tot 30 procent geen uitzondering zijn. Wie hier niet actief op controleert, loopt het risico structureel meer te betalen dan nodig.
Koffie
Een categorie waar de marges historisch groot zijn. Prijsverschillen tussen merken en leveranciers kunnen oplopen tot 20 tot 30 procent. Zeker als er geen bypass of directe merkafspraak is gemaakt.
Fris en dranken
Ook hier zijn prijsverschillen van 10 tot 25 procent zichtbaar tussen leveranciers. Bij merkdranken kunnen de uiteindelijke nettoprijzen sterk worden beïnvloed door condities, bonusafspraken en eventuele directe merkafspraken.
Non-food, verpakkingsmaterialen, schoonmaak en hygiëne
Hier zit structureel de meeste ruimte. Non-food artikelen worden vaak minder kritisch bekeken dan food, terwijl de marges juist hier het grootst zijn. Prijsverschillen van 20 tot 30 procent zijn in deze categorieën geen uitzondering. Voor grootkeukenmaterialen geldt hetzelfde.
Wat dit betekent in euro’s
Stel je neemt jaarlijks €300.000 in bij je groothandel verdeeld over verschillende categorieën. Een gemiddelde besparing van 10 procent levert dan €30.000 per jaar op. Bij 15 procent is dat €45.000.
Dat klinkt abstract, maar in de praktijk zie ik dit soort besparingen regelmatig worden gerealiseerd na een gerichte analyse en heronderhandeling met de huidige leverancier.
Een praktijkvoorbeeld: een cateringbedrijf met een jaarlijkse inkoopomzet van €500.000 bij hun groothandel had jarenlang geen actieve prijscontrole uitgevoerd. Na een analyse per categorie bleek er gemiddeld 10 procent ruimte te zitten. Na heronderhandeling daalde de jaarlijkse inkooprekening met €50.000, zonder van groothandel te wisselen.
Waar de grootste kansen liggen
In mijn praktijk zie ik dat de grootste besparingen niet zitten bij bedrijven die bewust slechte afspraken hebben gemaakt. Ze zitten bij bedrijven die jarenlang geen vragen hebben gesteld.
Prijzen bewegen voortdurend. Maar zonder periodieke controle weet je niet of jouw prijzen en afspraken nog aansluiten bij de markt. Wie niet periodiek controleert, loopt het risico dat prijsverschillen zich in de loop der tijd opstapelen, categorie voor categorie.
De grootste kansen liggen dan ook bij bedrijven die alles bij één totaalgroothandel inkopen zonder prijsvergelijking, non-food categorieën die zelden worden gecontroleerd, koffie en dranken waar merkafspraken en condities grote verschillen kennen en bedrijven die al jaren dezelfde afspraken hebben zonder evaluatie.
Conclusie
Of er ruimte zit in je inkoop en hoeveel, weet je pas wanneer je jouw prijzen en afspraken naast de markt legt.
Op basis van mijn praktijkervaring zie ik bij veel horecabedrijven een besparingspotentieel van 5 tot 15 procent op de totale inkoop. Binnen specifieke categorieën kunnen prijsverschillen oplopen tot 20 à 30 procent.
Daarbij gaat het niet alleen om de laagste prijs. Ook bonusafspraken, leveringsvoorwaarden, assortiment, kwaliteit en logistiek bepalen uiteindelijk wat een leverancier werkelijk kost.
Het begint daarom altijd met inzicht. Wie weet wat hij betaalt én hoe die prijzen en voorwaarden zich tot de markt verhouden, heeft een veel sterkere uitgangspositie om betere prijsafspraken met leveranciers te maken.
Betaal jij de juiste prijs voor je inkoop?
Stuur mij één factuur van je groothandel. Ik check binnen 48 uur of je prijzen marktconform zijn en geef je direct inzicht in waar ruimte zit.
Gratis. Zonder verplichtingen.
Jurrien Koelewijn is inkoopadviseur voor horeca, catering en maaltijdproducenten. Via Spectofood helpt hij ondernemers structureel grip te krijgen op hun inkoop en marge.