Prijsafspraken controleren in de horeca: de stap na het onderhandelen
Prijsafspraken controleren in de horeca wordt vaak pas belangrijk gevonden wanneer er een afwijking wordt ontdekt. Maar juist na een onderhandeling, tender of nieuwe overeenkomst begint een belangrijke fase.
Een scherpe prijsafspraak maken met een leverancier is één ding. Controleren of die afspraak vervolgens daadwerkelijk wordt toegepast, is minstens zo belangrijk.
Nieuwe prijzen en condities moeten worden verwerkt in de systemen van de leverancier. Daarbij kunnen afwijkingen ontstaan. Een artikel wordt niet aangepast, een nieuwe prijs gaat later in dan afgesproken of een conditie wordt niet correct verwerkt.
Als niemand dit controleert, kan een deel van het voordeel dat je hebt uitonderhandeld ongemerkt verloren gaan.
Daarom beschouw ik een prijsafspraak niet als afgerond zodra er een akkoord ligt. De controle begint juist daarna.
Waarom prijsafspraken kunnen gaan afwijken
Inkoopprijzen zijn voortdurend in beweging. Grondstofprijzen veranderen, leveranciers passen prijslijsten aan en assortimenten wijzigen.
Tegelijkertijd kunnen binnen een samenwerking specifieke afspraken gelden. Denk aan vaste prijzen, kortingspercentages, bonusafspraken of afwijkende condities voor bepaalde productgroepen.
Daardoor kan de uiteindelijke factuurprijs op enig moment afwijken van wat je verwacht.
Juist bij artikelen met grote afnamevolumes kunnen relatief kleine prijsverschillen flink doorwerken in de totale inkoopkosten.
Daarom is het belangrijk om niet alleen te weten wat je hebt afgesproken, maar ook regelmatig te controleren wat je daadwerkelijk betaalt.
Praktijkvoorbeeld: €8.000 aan prijsafwijkingen na een tender
Bij een maaltijdproducent begeleidde ik een tender waarbij voor meerdere productcategorieën nieuwe prijzen en condities werden afgesproken.
Na de tender zijn we de gefactureerde prijzen maandelijks gaan vergelijken met de gemaakte afspraken. Daaruit bleek dat een deel van de nieuwe prijzen niet correct was doorgevoerd.
Dit was niet na één controle opgelost. Ook in de maanden daarna bleven we afwijkingen tegenkomen en terugkoppelen aan de leverancier.
Uiteindelijk zijn de juiste prijzen doorgevoerd en zijn de afwijkingen over de voorgaande maanden met terugwerkende kracht gecorrigeerd.
De totale correctie bedroeg circa €8.000.
Het interessante hieraan is dat de onderhandeling zelf dus niet het probleem was. De nieuwe afspraken waren gemaakt. Het financiële voordeel ontstond pas daadwerkelijk toen werd gecontroleerd of die afspraken ook correct werden uitgevoerd.
Zonder die maandelijkse controle was een deel van het resultaat van de tender waarschijnlijk onopgemerkt gebleven.
Daarom stopt een inkooptraject voor mij niet bij het maken van betere afspraken. Juist de controle daarna bepaalt of de afgesproken besparing ook daadwerkelijk wordt gerealiseerd.
Een klein prijsverschil kan op jaarbasis flink oplopen
Een afwijking hoeft per artikel niet groot te zijn om op jaarbasis toch een aanzienlijk bedrag te vertegenwoordigen.
Stel dat je met een leverancier voor een product een prijs van €7,80 per kilo hebt afgesproken, terwijl er €8,50 wordt gefactureerd.
Bij een afname van 50 kilo per week bedraagt het verschil:
€0,70 × 50 kilo = €35 per week
Op jaarbasis:
€35 × 52 weken = €1.820
En dat is slechts één artikel.
Wanneer prijsafwijkingen voorkomen bij meerdere artikelen of productgroepen, kan het totale verschil snel oplopen. Zeker bij horecabedrijven, cateraars en maaltijdproducenten met grote inkoopvolumes.
Dit soort afwijkingen vallen bovendien niet altijd op wanneer facturen alleen op totaalbedrag worden gecontroleerd. Daarvoor moet je de gefactureerde prijzen daadwerkelijk vergelijken met de gemaakte afspraken.
Na een tender is prijscontrole extra belangrijk
Bij een tender vergelijk je leveranciers op meer dan alleen artikelprijzen. Ook assortiment, service, logistiek, bonusafspraken, leveringsvoorwaarden en andere condities kunnen onderdeel zijn van de beoordeling.
Na de keuze voor een leverancier moeten al deze afspraken vervolgens daadwerkelijk worden ingericht.
Nieuwe prijzen moeten worden ingevoerd, condities moeten worden gekoppeld en eventuele uitzonderingen moeten correct worden verwerkt.
Juist de eerste periode na een tender verdient daarom extra aandacht.
Vergelijk de eerste facturen met de definitieve afspraken en blijf dit daarna periodiek doen. Daarmee voorkom je dat een verschil tussen de offerte en de daadwerkelijke facturatie maandenlang onopgemerkt blijft.
Verder lezen: Een horecatender organiseren
Wat moet je bij prijsafspraken controleren?
Een goede prijscontrole gaat verder dan alleen kijken naar het totaalbedrag van een factuur.
Controleer bijvoorbeeld:
> de gefactureerde artikelprijs ten opzichte van de afgesproken prijs.
> afgesproken kortingen en condities.
> ingangsdata van nieuwe prijsafspraken.
> prijswijzigingen ten opzichte van eerdere periodes.
> nieuwe of vervangende artikelen.
> eventuele staffel- en bonusafspraken.
> Besteed daarbij extra aandacht aan artikelen met grote volumes.
Een afwijking van enkele centen lijkt misschien niet relevant, maar bij honderden of duizenden eenheden per jaar kan ook een klein verschil een aanzienlijk financieel effect hebben.
Vergeet bonusafspraken en andere condities niet
De laagste artikelprijs betekent niet automatisch dat je onderaan de streep ook de beste inkoopcondities hebt.
Naast de directe prijs kunnen bijvoorbeeld een omzetbonus, staffelkorting of andere afspraken onderdeel zijn van de samenwerking.
Stel dat je een aantrekkelijke bonus ontvangt wanneer je een bepaald omzetniveau bij één leverancier behaalt. Het verplaatsen van een productcategorie naar een andere leverancier kan dan een directe besparing opleveren, maar tegelijkertijd invloed hebben op de bonus die je ontvangt.
Daarom moeten prijsafspraken en bonusregelingen niet los van elkaar worden beoordeeld. Kijk uiteindelijk naar het totale financiële effect van de gemaakte afspraken.
Verder lezen: Bonusregeling horeca: wanneer levert een eindejaarsbonus écht voordeel op?
Wat doe je als een prijsafspraak niet klopt?
Controleer eerst of er daadwerkelijk sprake is van een afwijking.
Een prijs kan bijvoorbeeld volgens afspraak zijn geïndexeerd, een tijdelijke prijsperiode kan zijn afgelopen of er kan een ander artikel zijn geleverd.
Klopt de factuurprijs niet met de gemaakte afspraak? Leg dan concreet vast:
> om welk artikel het gaat.
> welke prijs of conditie is afgesproken.
> welke prijs daadwerkelijk is gefactureerd.
> vanaf welke datum de afspraak had moeten gelden.
> op welke facturen de afwijking voorkomt.
Bespreek dit vervolgens met je contactpersoon bij de leverancier en vraag, wanneer dat van toepassing is, om correctie over de betreffende periode.
Leg de gemaakte correctie bij voorkeur ook schriftelijk vast.
En minstens zo belangrijk: controleer daarna opnieuw.
Een toegezegde aanpassing betekent namelijk nog niet automatisch dat deze ook direct correct in het systeem staat.
Hoe kun je prijsafspraken structureel controleren?
Hoe je dit het beste organiseert, hangt af van de omvang en complexiteit van je inkoop.
Zelf controleren
Bij een beperkt aantal leveranciers en artikelen kun je dit handmatig doen.
Bewaar de gemaakte prijsafspraken centraal en vergelijk periodiek een factuur of prijsbestand met deze gegevens.
Dat kost tijd, maar het geeft wel inzicht in de vraag of je daadwerkelijk betaalt wat is afgesproken.
Software en automatisering
Naarmate het aantal artikelen, leveranciers en locaties toeneemt, wordt handmatige controle lastiger.
Steeds meer softwareoplossingen kunnen factuurgegevens uitlezen, inkoopprijzen vastleggen en prijsontwikkelingen inzichtelijk maken. Afhankelijk van het systeem kunnen deze gegevens vervolgens worden vergeleken met vastgelegde prijzen of afspraken.
Voor automatische controle is daarbij wel een betrouwbare referentie nodig. Een systeem kan pas bepalen dat een prijs afwijkt wanneer duidelijk is met welke afgesproken prijs of conditie deze moet worden vergeleken.
Ook AI kan worden gebruikt om facturen uit te lezen en grote hoeveelheden prijsgegevens te structureren. Hierdoor wordt het eenvoudiger om prijsveranderingen en mogelijke afwijkingen sneller zichtbaar te maken.
Automatisering verandert daarmee niet het belangrijkste uitgangspunt: je moet weten welke afspraken gelden en waarmee je de factuurprijs vergelijkt.
Verder lezen: Welke horecasoftware koppelt met leveranciers zoals Sligro, HANOS en Bidfood?
Hoe vaak moet je inkoopprijzen controleren?
Er bestaat geen vaste frequentie die bij ieder horecabedrijf past.
Na een tender, nieuwe overeenkomst of grote wijziging in prijsafspraken zou ik de eerste facturen in ieder geval goed controleren. Juist in die periode wil je zeker weten dat de nieuwe afspraken correct zijn ingericht.
Daarna kan bijvoorbeeld maandelijks of per kwartaal worden gecontroleerd. Welke frequentie verstandig is, hangt onder andere af van:
> je totale inkoopvolume.
> het aantal leveranciers en artikelen.
> hoe vaak prijzen wijzigen.
> de manier waarop prijsafspraken zijn vastgelegd.
> de financiële impact van eventuele afwijkingen.
Bij grote volumes of veel prijsbewegingen kan vaker controleren zinvol zijn.
Marktconform is iets anders dan correct gefactureerd
Er is nog een belangrijk onderscheid.
Een prijs kan correct volgens afspraak worden gefactureerd en tegelijkertijd niet meer marktconform zijn.
Stel dat je leverancier exact de prijs factureert die jullie hebben afgesproken. Dan is er administratief niets mis. Maar wanneer vergelijkbare producten inmiddels elders structureel gunstiger verkrijgbaar zijn, kan er alsnog reden zijn om je afspraken opnieuw te bekijken.
Andersom kan een scherpe marktprijs weinig waarde hebben wanneer de afgesproken korting of prijs vervolgens niet correct op de factuur wordt verwerkt.
Goed inkopen vraagt daarom om twee controles:
Krijg ik wat ik heb afgesproken?
en
Is wat ik heb afgesproken nog steeds marktconform?
Juist de combinatie daarvan geeft inzicht in de werkelijke kwaliteit van je inkoop.
Conclusie
Een goede onderhandeling kan veel opleveren, maar een afspraak op papier is nog geen gerealiseerde besparing.
Pas wanneer de afgesproken prijzen en condities daadwerkelijk correct worden gefactureerd, zie je het financiële resultaat terug.
Het praktijkvoorbeeld waarbij ongeveer €8.000 moest worden gecorrigeerd laat zien waarom die controle belangrijk is.
Onderhandelen zorgt voor de afspraak. Controleren zorgt ervoor dat je krijgt wat je hebt afgesproken.
Daarom hoort prijscontrole bij professioneel inkopen: afspraken vastleggen, facturen controleren, afwijkingen opvolgen en periodiek opnieuw beoordelen of de condities nog aansluiten bij de markt.
Betaal jij de juiste prijs voor je inkoop?
Stuur mij één factuur van je groothandel. Ik check binnen 48 uur of je prijzen marktconform zijn en geef je direct inzicht in waar ruimte zit.
Gratis. Zonder verplichtingen.
Veelgestelde vragen over prijsafspraken controleren
Hoe controleer ik of mijn prijsafspraken correct worden toegepast?
Leg eerst vast welke prijzen en condities met de leverancier zijn afgesproken. Vergelijk deze vervolgens met de daadwerkelijk gefactureerde prijzen. Controleer daarbij ook ingangsdata, kortingen en eventuele uitzonderingen.
Hoe vaak moet ik prijsafspraken controleren?
Na nieuwe afspraken of een tender is het verstandig de eerste facturen direct te controleren. Daarna hangt de frequentie af van je inkoopvolume en de hoeveelheid prijswijzigingen. Voor sommige bedrijven is een maandelijkse controle logisch, voor andere kan een kwartaal controle voldoende zijn.
Kan software prijsafwijkingen automatisch signaleren?
Dat kan, afhankelijk van de gebruikte software en beschikbare gegevens. Om een afwijking vast te stellen moet er wel een betrouwbare referentie beschikbaar zijn van de afgesproken prijs of conditie.
Kan ik te veel betaalde bedragen terugvragen?
Wanneer aantoonbaar anders is gefactureerd dan afgesproken, kun je dit met de leverancier bespreken en om een correctie vragen. Of en over welke periode een correctie van toepassing is, hangt af van de gemaakte afspraken en omstandigheden.
Wat is het verschil tussen een prijsafspraak en een bonusregeling?
Een prijsafspraak bepaalt direct wat je voor een artikel of productgroep betaalt. Een bonusregeling geeft doorgaans achteraf een vergoeding op basis van bijvoorbeeld gerealiseerde omzet of afgesproken voorwaarden. Om leveranciers of inkoopconstructies goed te vergelijken, moet je beide meenemen in het totale financiële resultaat.
Hoe weet ik of mijn afgesproken inkoopprijzen nog marktconform zijn?
Daarvoor is alleen je eigen factuurhistorie niet voldoende. Je moet je huidige prijzen vergelijken met relevante alternatieven en daarbij rekening houden met productkwaliteit, volumes, assortiment, logistiek, service en eventuele bonus- of kortingsafspraken. Een lagere losse artikelprijs betekent daardoor niet automatisch dat de totale inkoopconstructie beter is.
Jurrien Koelewijn is inkoopadviseur voor horeca, catering en maaltijdproducenten. Via Spectofood helpt hij ondernemers structureel grip te krijgen op hun inkoop en marge.