De stap die de meeste ondernemers overslaan
Prijsafspraken controleren in de horeca is de stap die de meeste ondernemers overslaan. Een onderhandeling is niet afgerond op het moment dat de leverancier akkoord geeft. Die is pas afgerond als de juiste prijzen daadwerkelijk op de facturen staan.
Prijzen zijn altijd in beweging
Inkoopprijzen staan nooit stil. In elke categorie bewegen prijzen mee met de markt, seizoenen en grondstoffen. Dat betekent dat een afspraak die vandaag klopt morgen al achterhaald kan zijn.
Leveranciers voeren prijsverhogingen door. Soms wordt dat goed gecommuniceerd, soms slecht en soms helemaal niet. En juist de verhogingen op artikelen die veel worden gebruikt en waarop veel marge leunt kunnen een ondernemer flink raken zonder dat hij het direct doorheeft.
Wie zijn prijzen niet structureel controleert betaalt op den duur meer dan is afgesproken, zonder dat er iemand hem dat vertelt.
Wat er mis gaat na een onderhandeling
Je hebt onderhandeld, de leverancier heeft betere condities toegezegd en jullie zijn eruit gekomen. Maar daarna begint het echte werk.
Want wat ik in de praktijk regelmatig zie is dat afgesproken prijzen niet volledig of niet correct worden doorgevoerd in het systeem van de leverancier. Niet altijd met kwade bedoelingen, maar het gebeurt. Een artikel wordt vergeten, een categorie wordt niet aangepast of de nieuwe condities gelden pas vanaf een bepaalde datum die wordt overschreden.
Het gevolg: je betaalt weken of maanden te veel zonder het te weten. En tegen de tijd dat je het ontdekt is de schade al opgelopen.
Signalen dat prijzen niet kloppen
Je hoeft geen expert te zijn om afwijkingen te herkennen. Er zijn een aantal concrete signalen die erop wijzen dat prijzen niet kloppen met wat is afgesproken.
Stel je hebt met je groothandel afgesproken dat kipfilet voortaan €7,80 per kilo kost in plaats van €8,50. Je ontvangt de bevestiging en gaat ervan uit dat het geregeld is. Maar drie weken later komt de factuur binnen en staat er nog steeds €8,50 per kilo. Je bestelt wekelijks 50 kilo. Dat is €35 per week te veel, €140 per maand en €1.680 per jaar, puur omdat de prijsaanpassing nooit is doorgevoerd.
Als dit bij meerdere artikelen tegelijk gebeurt, en dat is vaker het geval dan je denkt, kan dit oplopen tot vele duizenden euro’s op jaarbasis. Zonder dat iemand je dat vertelt.
Dit soort afwijkingen vallen zelden op als je facturen alleen globaal bekijkt. Ze worden pas zichtbaar als je systematisch vergelijkt wat er is afgesproken met wat er daadwerkelijk wordt gefactureerd.
Wat doe je als je een afwijking ontdekt
Neem direct contact op met je contactpersoon bij de leverancier. Benoem de afwijking concreet met factuurdatum, artikelnummer en de afgesproken prijs. Vraag om een correctie met terugwerkende kracht vanaf het moment dat de fout is ingegaan.
Leg de afwijking en de correctie altijd schriftelijk vast per e-mail. Zo heb je bewijs als het later opnieuw misgaat. En controleer de facturen daarna extra goed om te zien of de correctie daadwerkelijk is doorgevoerd.
Na een tender is controle nog belangrijker
Bij een tendertraject is monitoring extra cruciaal. Leveranciers doen er in een tender alles aan om als winnaar uit de bus te komen. Ze bieden scherpe prijzen, aantrekkelijke condities en goede service.
Maar nadat de tender is gewonnen moet alles nog worden ingericht. Prijzen moeten worden doorgevoerd, afspraken moeten worden vastgelegd en de nieuwe condities moeten kloppen met wat er is beloofd.
In de praktijk zie ik dat juist in die eerste periode na een tender de meeste fouten worden gemaakt. Prijzen die zijn beloofd worden niet of niet volledig doorgevoerd. Wie dat niet controleert laat het voordeel van de tender direct weer weglopen.
Een praktijkvoorbeeld: na een tendertraject bij een cateringbedrijf bleek na drie maanden dat een aantal artikelen binnen vlees en vis nog niet tegen de nieuwe prijzen werden gefactureerd. De correctie leverde alsnog duizenden euro’s op die anders verloren waren gegaan.
Meer weten? Lees ook: Een horecatender organiseren
Hoe pak je dit structureel aan
Er zijn twee manieren om prijzen structureel te controleren.
Zelf doen
De meest directe aanpak is om periodiek facturen en prijzen handmatig te vergelijken met de gemaakte afspraken. Dat kost tijd maar geeft direct inzicht. Wie dit consequent doet per maand of per kwartaal pakt afwijkingen snel op voordat ze oplopen.
Software en automatisering
We zien steeds meer softwareoplossingen waarbij inkoop en prijzen digitaal worden gekoppeld. Deze systemen signaleren automatisch als een prijs afwijkt van wat is afgesproken. Dat bespaart tijd en verkleint de kans dat afwijkingen onopgemerkt blijven.
AI maakt hierin grote stappen. Er zijn al partijen die kunstmatige intelligentie hebben gekoppeld aan hun boekhoudsysteem. Facturen worden automatisch uitgelezen, prijzen worden vergeleken met afspraken en afwijkingen worden direct gesignaleerd. Dat maakt prijscontrole schaalbaar, ook voor bedrijven met veel leveranciers en grote volumes.
Verder lezen: Welke horecasoftware koppelt met leveranciers zoals Sligro, HANOS en Bidfood?
Voor bedrijven die nog niet zo ver zijn is een combinatie van periodieke handmatige controle en een onafhankelijke adviseur die meekijkt vaak al een grote stap vooruit.
Conclusie
Onderhandelen is het begin. Controleren is wat het geld oplevert.
Een goede prijsafspraak zonder opvolging is een gemiste kans. De ondernemer die zijn facturen structureel controleert en afwijkingen signaleert haalt structureel meer uit zijn inkoop dan degene die alleen onderhandelt en daarna vertrouwt op de leverancier.
Jurrien Koelewijn is inkoopadviseur voor horeca, catering en maaltijdproducenten. Via Spectofood helpt hij ondernemers structureel grip te krijgen op hun inkoop en marge.
Betaal jij de juiste prijs voor je inkoop?
Stuur mij één factuur van je groothandel. Ik check binnen 48 uur of je prijzen marktconform zijn en geef je direct inzicht in waar ruimte zit.
Gratis. Zonder verplichtingen.
