Hoe weet je of je goede inkoopprijzen betaalt?
“We hebben goede afspraken met onze leverancier.”
Dat hoor ik regelmatig wanneer ik met horeca- en foodservicebedrijven over hun inkoop spreek.
Maar hoe weet je eigenlijk of die afspraken nog goed zijn?
Een korting van 20%, een eindejaarsbonus van 5% of een jarenlange samenwerking zegt op zichzelf weinig over de vraag of je huidige inkoopprijzen marktconform zijn.
Daarvoor moet je kijken naar de netto prijzen die daadwerkelijk op je facturen staan en hoe die zich verhouden tot relevante prijzen in de markt.
Dat klinkt eenvoudig, maar in de praktijk is een goede vergelijking lastiger. Producten, verpakkingen, kwaliteit, volumes en commerciële afspraken verschillen. Bovendien hoeft een leverancier die binnen de ene productcategorie scherp is, dat binnen een andere categorie niet te zijn.
Juist daarom begint inkoopoptimalisatie voor mij met inzicht in de daadwerkelijke inkoopprijzen.
Wat is een marktconforme inkoopprijs?
Een marktconforme inkoopprijs is niet simpelweg de laagste prijs die ergens verkrijgbaar is.
Een restaurant dat enkele dozen per week afneemt, heeft een andere uitgangspositie dan een horecagroep met meerdere locaties of een maaltijdproducent die grote volumes inkoopt.
Ook het merk, de product specificatie, kwaliteit, verpakkingseenheid en commerciële afspraken kunnen invloed hebben op de prijs.
Er bestaat daarom meestal niet één universele marktprijs voor een artikel.
De relevante vraag is:
Past de prijs die je betaalt bij het product, je afnamevolume, je afspraken en wat in een vergelijkbare situatie in de markt haalbaar is?
Om die vraag te beantwoorden moet je verder kijken dan een prijslijst of kortingspercentage.
Benieuwd of jouw inkoopprijzen marktconform zijn?
Stuur mij één recente inkoopfactuur. Ik controleer vrijblijvend een selectie van je prijzen en laat je binnen 48 uur weten of er opvallende prijsverschillen of besparingsmogelijkheden zichtbaar zijn.
Je krijgt een onafhankelijke beoordeling van je huidige inkoopprijzen.
Een hoge korting zegt weinig over je werkelijke inkoopprijs
Kortingspercentages krijgen bij onderhandelingen vaak veel aandacht.
Maar een korting zegt alleen iets wanneer je ook weet over welke uitgangsprijs die wordt berekend.
Een leverancier met een hoog kortingspercentage kan uiteindelijk een hogere netto prijs hebben dan een leverancier die met een lagere uitgangsprijs en minder korting werkt.
Daarom kijk ik bij een inkoopanalyse niet primair naar het kortingspercentage.
Ik kijk naar de netto prijs die daadwerkelijk wordt gefactureerd.
Dat is uiteindelijk het bedrag dat invloed heeft op je inkoopkosten en je marge.
Ook een bonus moet je meenemen in de vergelijking
Hetzelfde geldt voor bonusregelingen.
Een eindejaarsbonus of staffelbonus kan financieel interessant zijn en onderdeel zijn van een goede inkoopovereenkomst.
Maar ook een bonus moet je bekijken in combinatie met de prijzen die gedurende het jaar worden betaald.
Een interessante bonus compenseert niet automatisch structureel hogere prijzen binnen belangrijke productcategorieën. Andersom kan een leverancier met iets hogere artikelprijzen onderaan de streep wel interessant zijn wanneer de totale commerciële condities gunstig zijn.
Daarom moeten artikelprijzen, bonusafspraken en overige condities uiteindelijk samen worden beoordeeld.
Lees ook: Bonusregeling horeca: wanneer levert een eindejaarsbonus écht voordeel op?
Hoe vergelijk je inkoopprijzen in de horeca?
Een goede prijsanalyse begint niet met honderden artikelen willekeurig naast andere prijslijsten zetten.
Je wilt eerst weten waar het geld zit.
Bij een inkoopanalyse werk ik daarom stapsgewijs.
1. Bepaal waar het grootste inkoopvolume zit
Niet ieder artikel is financieel even belangrijk.
Een prijsverschil van 15% op een product waarvan je jaarlijks €500 inkoopt, heeft veel minder invloed dan een verschil van 5% binnen een categorie waarin jaarlijks €100.000 wordt uitgegeven.
Begin daarom met de belangrijkste artikelen en productcategorieën.
Kijk bijvoorbeeld naar:
> totale inkoopwaarde per categorie
> artikelen met het hoogste jaarlijkse volume
> producten die vaak worden besteld
> categorieën waarin prijzen sterk zijn veranderd.
Zo besteed je eerst aandacht aan de onderdelen van je inkoop waar een verschil daadwerkelijk financiële impact kan hebben.
2. Maak artikelen daadwerkelijk vergelijkbaar
Daarna moeten producten goed naast elkaar worden gezet.
Dat betekent onder andere controleren op:
> merk en productspecificatie
> kwaliteit
> gewicht of inhoud
> verpakkingseenheid
> toepassing van het product
> daadwerkelijk afgenomen volume.
Een doosprijs vergelijken heeft weinig waarde wanneer in de ene doos 6 kilo zit en in de andere 8 kilo.
Daarom reken ik prijzen waar nodig terug naar een vergelijkbare eenheid, bijvoorbeeld per kilo, liter of stuk.
Bij verse producten kan de vergelijking complexer worden. Twee stukken vlees of twee AGF-producten kunnen op papier vergelijkbaar lijken, terwijl kwaliteit of bruikbare opbrengst verschilt.
3. Vergelijk de netto gefactureerde prijzen
Vervolgens kijk je naar wat daadwerkelijk wordt betaald.
Niet alleen naar een catalogusprijs of een offerte, maar naar de netto prijs op de factuur.
Dat is belangrijk omdat individuele prijsafspraken, kortingen en klantcondities invloed kunnen hebben op de uiteindelijke prijs.
De factuur laat zien wat er werkelijk gebeurt.
4. Zoek naar patronen binnen productcategorieën
Een los prijsverschil is nog geen conclusie.
Misschien is één artikel bij een andere leverancier goedkoper, terwijl tien andere producten juist scherp geprijsd zijn.
Interessanter wordt het wanneer meerdere vergelijkbare artikelen binnen dezelfde categorie structureel dezelfde richting op wijzen.
Stel dat je twintig veelgebruikte artikelen binnen een productgroep vergelijkt en twee daarvan wijken af. Dat hoeft weinig te betekenen.
Wanneer een groot deel van de relevante artikelen structureel hoger ligt dan vergelijkbare marktprijzen, ontstaat een ander beeld.
Daarom kijk ik niet alleen naar individuele uitschieters, maar vooral naar patronen binnen categorieën.
5. Bereken wat een prijsverschil werkelijk betekent
Een procentueel verschil zegt nog niet hoeveel besparingspotentie er daadwerkelijk is.
Daarvoor moet je het prijsverschil combineren met je afnamevolume.
Een verschil van 5% op €5.000 jaarlijkse inkoop vertegenwoordigt €250.
Dezelfde 5% op €100.000 vertegenwoordigt €5.000.
Door prijsverschillen te koppelen aan het werkelijke volume kun je prioriteiten stellen.
Dan wordt zichtbaar welke afwijkingen interessant genoeg zijn om verder te onderzoeken en welke financieel nauwelijks relevant zijn.
6. Neem bonus en overige condities mee
Pas daarna ontstaat het volledige commerciële beeld.
Een leverancier kan bijvoorbeeld op artikelniveau iets hoger zitten, maar een interessante bonusregeling hebben. Ook andere condities kunnen relevant zijn.
Daarom moet je uiteindelijk niet alleen vragen:
Welke prijs staat er op de factuur?
Maar ook:
Wat betaal ik onderaan de streep en wat krijg ik daarvoor terug?
Praktijk: een leverancier is niet automatisch goedkoop of duur
Een van de dingen die ik bij inkoopanalyses regelmatig zie, is dat het beeld per productcategorie sterk kan verschillen.
Binnen dezelfde leveranciersrelatie kunnen bepaalde categorieën goed geprijsd zijn, terwijl bij andere categorieën duidelijk meer ruimte zichtbaar wordt.
Dat is ook waarom ik voorzichtig ben met algemene uitspraken als:
“Deze groothandel is duur.”
of:
“Wij kopen heel scherp in.”
Beide kunnen voor een deel van het assortiment waar zijn en voor een ander deel niet.
Bij een analyse kan bijvoorbeeld blijken dat dranken en diepvriesproducten weinig opvallende afwijkingen laten zien, terwijl binnen AGF, kaas, vlees of een andere categorie meerdere relevante verschillen zichtbaar worden.
Dat betekent niet automatisch dat je van leverancier moet veranderen.
Het laat vooral zien waar het zinvol is om verder te onderzoeken, prijzen te bespreken of alternatieven op te vragen.
Dat is uiteindelijk het doel van benchmarking: niet bewijzen dat een leverancier duur is, maar ontdekken waar financieel relevante ruimte zit.
Is HANOS goedkoper dan Sligro, VHC of Bidfood?
Dit is een vraag waar veel horecaondernemers een eenvoudig antwoord op zouden willen.
Maar dat antwoord bestaat niet.
HANOS, Sligro, VHC en Bidfood hebben grote assortimenten en prijzen kunnen verschillen per artikel, klant, volume en commerciële afspraak.
Een vergelijking van tien willekeurige producten vertelt daarom niet welke groothandel voor jouw organisatie het voordeligst is.
De ene groothandel kan binnen een bepaalde categorie scherp zijn, terwijl een andere leverancier op andere artikelen of condities interessanter is.
Daarnaast kunnen bonusafspraken, logistiek, assortiment, service en specifieke klantafspraken het totale beeld beïnvloeden.
Wil je groothandels goed vergelijken, dan moet je daarom uitgaan van je eigen assortiment, je eigen volumes en de netto prijzen die je daadwerkelijk betaalt.
Marktconforme prijzen betekenen niet automatisch dat je moet overstappen
Stel dat uit een analyse blijkt dat een aantal belangrijke artikelen elders goedkoper verkrijgbaar is.
Dan betekent dat nog niet automatisch dat overstappen de beste beslissing is.
Prijs is één onderdeel van een leveranciersrelatie. Kwaliteit, leverfrequentie, betrouwbaarheid, voorraad, administratie en service kunnen eveneens financiële waarde hebben.
In mijn artikel Waarom de goedkoopste leverancier niet altijd de voordeligste is ga ik uitgebreider in op die afweging.
Een prijsbenchmark heeft daarom eerst een andere functie:
zichtbaar maken waar relevante afwijkingen zitten.
Vervolgens kun je bepalen wat de beste vervolgstap is.
Soms is dat opnieuw onderhandelen met de huidige leverancier. Soms is het interessant om voor één productcategorie alternatieven op te vragen. En soms geeft een analyse juist weinig aanleiding om iets te veranderen.
Controleer ook of prijsafspraken correct worden gefactureerd
Er is nog een belangrijk onderscheid.
Je kunt marktconforme prijzen hebben afgesproken en toch uiteindelijk andere prijzen betalen.
Nieuwe afspraken moeten administratief worden verwerkt. Prijzen veranderen, artikelen worden vervangen en nieuwe condities moeten op het juiste moment ingaan.
Daarom zijn er eigenlijk twee controles nodig:
1. Krijg ik wat ik met mijn leverancier heb afgesproken?
2. Zijn de afspraken die ik heb gemaakt nog steeds marktconform?
De eerste vraag gaat over het controleren van prijsafspraken.
De tweede gaat over benchmarking en inkoopoptimalisatie.
Beide zijn nodig om structureel grip te houden op je inkoop.
Lees ook: Prijsafspraken controleren horeca: waarom het loont
Hoe vaak moet je inkoopprijzen vergelijken?
Het is niet nodig om iedere week je volledige assortiment opnieuw te benchmarken.
De juiste frequentie hangt af van het inkoopvolume, assortiment, marktontwikkelingen en de afspraken met leveranciers.
Wel is het verstandig om periodiek opnieuw te kijken naar belangrijke productcategorieën.
Logische momenten zijn bijvoorbeeld:
> na een grote prijswijziging;
> wanneer het inkoopvolume sterk groeit;
> bij nieuwe prijs- of bonusafspraken;
> voorafgaand aan contractonderhandelingen;
> wanneer een categorie een steeds groter deel van de totale inkoop vormt;
> voorafgaand aan een tender.
Belangrijker dan een vaste frequentie is dat de vergelijking terugkomt.
Een prijs die twee jaar geleden scherp was, hoeft dat vandaag niet meer te zijn.
Kun je zelf controleren of je inkoopprijzen marktconform zijn?
Een eerste controle kun je prima zelf uitvoeren.
Pak bijvoorbeeld de facturen van de afgelopen maanden en bepaal eerst welke artikelen en categorieën het grootste deel van je inkoop vertegenwoordigen.
Bereken vervolgens waar nodig de netto prijs per kilo, liter of stuk en controleer of de producten die je vergelijkt daadwerkelijk gelijkwaardig zijn.
Zet daar relevante alternatieven naast en kijk niet alleen naar het procentuele verschil.
Bereken ook wat een afwijking betekent op basis van je werkelijke jaarlijkse afname.
Daarmee kun je al snel onderscheid maken tussen een opvallend prijsverschil zonder veel financiële impact en een structurele afwijking die duizenden euro’s per jaar kan vertegenwoordigen.
Heb je voldoende data, dan kun je dezelfde analyse vervolgens op categorieniveau uitvoeren.
Wanneer is het tijd om opnieuw te onderhandelen?
Niet iedere afwijking vraagt om actie.
Maar wanneer meerdere belangrijke artikelen of een volledige productcategorie structureel afwijken van relevante marktprijzen, is het logisch om te onderzoeken waar dat verschil vandaan komt.
Dat hoeft niet direct een harde onderhandeling te worden.
Bespreek eerst met de leverancier hoe de prijzen tot stand komen en welke mogelijkheden er zijn.
Misschien kan een ander product worden ingezet. Mogelijk kunnen volumes worden gebundeld of zijn andere condities beschikbaar.
Blijft er een substantieel verschil bestaan, dan kun je alternatieve leveranciers benaderen of besluiten een bredere tender uit te voeren.
Lees ook: Een horecatender organiseren: zo vergelijk je leveranciers eerlijk
Marktconform inkopen begint met inzicht
Goed inkopen begint niet met zoveel mogelijk korting onderhandelen.
Je moet eerst weten wat je daadwerkelijk koopt, wat je ervoor betaalt en hoe die prijzen zich verhouden tot relevante marktprijzen.
Daarna kijk je naar het financiële belang van de afwijkingen.
Pas dan kun je bepalen waar het zinvol is om opnieuw te onderhandelen, alternatieven op te vragen of een productcategorie anders in te richten.
Marktconform inkopen begint daarom met inzicht: weten wat je betaalt, hoe dat zich verhoudt tot de markt en hoeveel geld eventuele afwijkingen vertegenwoordigen.
Betaal jij marktconforme inkoopprijzen?
Wil je weten of er iets opvalt aan jouw huidige inkoopprijzen?
Stuur mij één recente inkoopfactuur.
Ik controleer vrijblijvend een selectie van je inkoopprijzen en laat je binnen 48 uur weten of er opvallende verschillen of mogelijke besparingskansen zichtbaar zijn.
Zie ik geen bijzonderheden? Dan zeg ik dat ook.
> Vrijblijvende eerste controle
> Persoonlijke terugkoppeling binnen 48 uur
> Je factuur wordt vertrouwelijk behandeld
> Geen verplicht vervolgtraject
Marktconform inkopen begint daarom met inzicht: weten wat je betaalt, hoe dat zich verhoudt tot de markt en hoeveel geld eventuele afwijkingen vertegenwoordigen.
Veelgestelde vragen
Hoe weet ik of mijn inkoopprijzen marktconform zijn?
Kijk naar de netto prijzen die je daadwerkelijk betaalt en vergelijk die met relevante prijzen voor vergelijkbare producten en omstandigheden. Houd rekening met productspecificaties, verpakkingseenheden, volumes en commerciële condities. Kijk vervolgens vooral naar patronen binnen categorieën en naar de financiële impact van eventuele afwijkingen.
Hoe vergelijk ik inkoopprijzen van verschillende leveranciers?
Maak producten eerst vergelijkbaar op merk of specificatie, kwaliteit, gewicht en verpakkingseenheid. Bereken vervolgens de netto prijs per relevante eenheid. Combineer het prijsverschil daarna met je daadwerkelijke afnamevolume om te bepalen hoeveel het verschil financieel vertegenwoordigt.
Is HANOS goedkoper dan Sligro, VHC of Bidfood?
Daar bestaat geen algemeen antwoord op. Prijzen verschillen per artikel, klant, volume en commerciële afspraak. Om groothandels eerlijk te vergelijken moet je uitgaan van je eigen assortiment, afnamevolume, netto prijzen en overige condities.
Is een hoge korting altijd gunstig?
Nee. Het kortingspercentage zegt niet wat je uiteindelijk betaalt. Een hoge korting op een hogere uitgangsprijs kan nog steeds leiden tot een hogere netto inkoopprijs. Vergelijk daarom altijd de daadwerkelijk gefactureerde netto prijzen.
Hoe vaak moet ik mijn inkoopprijzen controleren?
Dat hangt af van je inkoopvolume, assortiment en marktontwikkelingen. Periodieke controle is vooral relevant voor categorieën met een hoog inkoopvolume of sterk veranderende prijzen. Ook nieuwe prijsafspraken, volumegroei en contractonderhandelingen zijn logische momenten voor een nieuwe vergelijking.
Jurrien Koelewijn is inkoopadviseur voor horeca, catering en maaltijdproducenten. Via Spectofood helpt hij ondernemers structureel grip te krijgen op hun inkoop en marge.