Hoe je als horecaondernemer grip krijgt op leveranciers, kostprijs en marge met de juiste software
Veel horecaondernemers herkennen het gevoel. De zaak draait, de omzet groeit, maar het overzicht ontbreekt. Je wordt geleefd door de dag, bestellingen, leveranciers, medewerkers, gasten. Aan het einde van de maand weet je niet precies hoe je ervoor staat. Welke gerechten leveren echt wat op? Wat betaal je werkelijk bij je groothandel? Waar lekt de marge?
Dat is het moment waarop horecasoftware het verschil kan maken.
Wat goede horecasoftware doet
De beste softwaresystemen voor de horeca doen meer dan recepturen beheren. Ze verbinden inkoop, leveranciers, kostprijzen, voorraadbeheer en sales in één overzicht. Zo kun je als ondernemer sturen op feiten in plaats van op gevoel.
Concreet betekent dat:
Je ziet direct wat een gerecht jou kost en wat je erop verdient. Een prijswijziging bij een leverancier werkt automatisch door in je kostprijsberekening. Je signaleert direct als een gerecht onder je gewenste marge zit.
Verder lezen: Kostprijs berekenen in de horeca: zo doe je het goed
Drie categorieën software
Er zijn veel softwareoplossingen op de markt maar ze zijn niet allemaal hetzelfde. Grofweg zijn er drie categorieën te onderscheiden.
1. Bestelplatforms
Gericht op het vereenvoudigen van het bestelproces bij meerdere leveranciers. Je bestelt via één platform, houdt prijzen bij en krijgt inzicht in je bestelhistorie.
Kovit is het bekendste Nederlandse bestelplatform voor de horeca. Via één inlog heb je toegang tot het assortiment van al je leveranciers. Prijswijzigingen worden automatisch bijgehouden en de prijshistorie is altijd inzichtelijk. Kovit is ook beschikbaar als ledenvoordeel via KHN. Een sterke keuze voor ondernemers die primair grip willen op het bestelproces en leveranciersbeheer.
2. Food cost en receptenbeheer
Gericht op kostprijsberekening, margebewaking en receptenbeheer. Deze systemen koppelen ingrediënten aan recepten en leveranciers aan actuele prijzen.
Culinary Cloud is een Nederlandse oplossing die specifiek is gebouwd voor de Nederlandse markt. Het heeft native koppelingen met Bidfood, Hanos, Sligro en meer dan vijftig andere Nederlandse leveranciers. Facturen worden automatisch verwerkt en prijswaarschuwingen worden direct afgegeven als een leverancier zijn prijs verhoogt. Een sterke keuze voor zelfstandige restaurants en kleine groepen van twee tot tien vestigingen.
Horeko is een vertrouwde Nederlandse naam die naast receptenbeheer en kostprijsberekening ook personeelsplanning en keukenmanagement biedt. Sterk voor restaurants die alles op één plek willen beheren inclusief roosters en urenregistratie.
3. Enterprise F&B platforms
Volledig geïntegreerde platforms voor grotere organisaties met meerdere locaties, centrale keukens en complexe inkoopstructuren.
Apicbase is het meest complete platform in deze categorie. Het koppelt recept aan ingrediënt, ingrediënt aan leverancier, leverancier aan actuele prijs en prijs aan bestelling, foodcost en voorraadbeheer. Alles hangt samen. Een prijswijziging bij een leverancier werkt automatisch door naar alle recepturen en kostprijzen over alle locaties. Sterk voor horecagroepen, cateraars, maaltijdproducenten en leisurebedrijven met meerdere locaties.
Welk systeem past bij jou?
Een eenvoudige vuistregel:
Ben je een zelfstandige horecaondernemer of kleine groep die grip wil op bestellen en leveranciersbeheer? Kijk dan naar Kovit.
Wil je ook kostprijsberekening en margebewaking per gerecht met automatische factuurverwerking? Dan past Culinary Cloud of Horeko beter.
Heb je meerdere locaties, een centrale keuken of complexe inkoopstructuur en wil je alles centraal sturen? Dan is Apicbase de meest volledige oplossing.
De koppeling met groothandels
Een van de belangrijkste vragen die ik van klanten krijg is: koppelt deze software met mijn groothandel?
Het antwoord verschilt per systeem maar wat minstens zo belangrijk is: wat doet die koppeling precies? Er zijn drie niveaus:
Niveau 1: Bestellen
Je plaatst bestellingen via de software bij je groothandel. Handig maar het geeft nog geen inzicht in prijsontwikkeling of foodcost.
Niveau 2: Factuurverwerking
Facturen van je groothandel worden automatisch ingelezen en verwerkt. Prijzen worden bijgewerkt in je kostprijsberekening. Dit is waar de echte tijdsbesparing zit.
Niveau 3: Prijswaarschuwingen
De software signaleert automatisch als een prijs is gestegen ten opzichte van de vorige factuur. Je ziet direct welke gerechten daardoor onder je gewenste marge zakken.
In de praktijk zie ik veel ondernemers die denken dat hun software koppelt met de groothandel maar waarbij dat alleen niveau 1 is. Ze bestellen via de software maar prijswijzigingen worden niet automatisch doorgevoerd. Daardoor kloppen kostprijzen niet meer zonder dat iemand het doorheeft.
Culinary Cloud en Kovit zitten beide op niveau 2 en 3 voor de grote Nederlandse groothandels. Apicbase werkt op niveau 2 en 3 maar via een meer generieke aanpak die goed werkt voor grotere organisaties.
Vraag bij elke software altijd: tot welk niveau koppelt dit systeem met mijn specifieke groothandel?
Verder lezen: Waarom een prijsafspraak pas geld oplevert als deze ook wordt gecontroleerd
Wat kost het?
De meeste systemen werken met een abonnement op basis van het aantal vestigingen en gebruikers. Kovit en Culinary Cloud zijn toegankelijk geprijsd voor kleinere ondernemers. Apicbase is meer gericht op grotere organisaties en werkt doorgaans met een offerte op maat.
De investering verdient zich terug via betere inzichten en lagere inkoopkosten. Een prijswaarschuwing die één verkeerde leveranciersprijs signaleert kan al duizenden euro’s per jaar besparen.
Hoe begin je?
De grootste drempel bij het implementeren van horecasoftware is niet de software zelf maar de basis op orde krijgen. Recepturen moeten correct zijn ingevoerd, ingrediënten moeten zijn gekoppeld aan de juiste leveranciers en prijzen moeten actueel zijn.
Wie dat goed doet heeft een systeem dat dagelijks waarde levert. Wie dat overslaat heeft een duur systeem dat niemand gebruikt.
Een goede implementatie begint altijd met de basis, recepturen, koppelingen en structuur. Daarna pas ga je sturen op dashboards en rapportages.
Wat levert het op in de praktijk?
Een restaurantgroep met meerdere locaties werkte al jaren zonder centraal overzicht op inkoop en marge. Elke locatie bestelde zelfstandig, recepturen waren niet up to date en er was geen inzicht in wat gerechten werkelijk kostten.
Na implementatie van Apicbase werden drie dingen direct zichtbaar die daarvoor volledig onder de radar bleven.
Ten eerste het verschil tussen theoretische en werkelijke kosten. De theoretische foodcost, wat een gerecht zou moeten kosten op basis van de receptuur, week structureel af van de werkelijke kosten. Het verschil bleek te komen uit niet geregistreerde waste, verkeerde portiegroottes en ingrediënten die werden gebruikt maar niet waren verwerkt in de receptuur. Pas toen beide cijfers naast elkaar stonden werd duidelijk waar het geld verdween.
Ten tweede inzicht in waste en voorraad. Producten werden besteld op gevoel in plaats van op basis van werkelijk verbruik. Te grote voorraden leidden tot waste die nooit werd geregistreerd. Na implementatie werd waste actief gemeten en bijgestuurd, direct zichtbaar in de foodcost per locatie.
Ten derde winstgevendheid per gerecht. Sommige gerechten die als bestsellers werden gezien bleken nauwelijks marge op te leveren. Andere gerechten die weinig werden verkocht hadden juist een uitstekende marge. Die inzichten leidden tot gerichte aanpassingen in de menukaart en verkoopstrategie.
Het gecombineerde effect: een daling van de totale inkoopkosten met meer dan €40.000 op jaarbasis, minder waste en een menukaart die bewust is ingericht op winstgevendheid in plaats van op gevoel.
Conclusie
De juiste software geeft je als ondernemer terug wat je het hardst nodig hebt, overzicht en rust. Je hoeft niet langer op gevoel te sturen maar kunt beslissingen nemen op basis van actuele data.
Of je nu kiest voor een bestelplatform zoals Kovit, een food cost systeem zoals Culinary Cloud of een volledig geïntegreerd platform zoals Apicbase, de eerste stap is altijd inzicht krijgen in waar je nu staat en wat jouw organisatie nodig heeft.
Jurrien Koelewijn is inkoopadviseur en gecertificeerd Apicbase partner voor horeca, catering en maaltijdproducenten. Via Spectofood helpt hij ondernemers grip te krijgen op inkoop, leveranciers en marge, inclusief de implementatie van Apicbase.
Wil je weten welke software past bij jouw situatie of hoe je Apicbase correct implementeert?
Neem vrijblijvend contact op via www.spectofood.nl
Betaal jij de juiste prijs voor je inkoop?
Stuur mij één factuur van je groothandel. Ik check binnen 48 uur of je prijzen marktconform zijn en geef je direct inzicht in waar ruimte zit.
Gratis. Zonder verplichtingen.
